Na wyposażeniu biura znajdują się meble biurowe, sprzęt elektroniczny, artykuły biurowe oraz systemy przechowywania i organizacji przestrzeni. Prawidłowe wyposażenie biura spełnia trzy warunki: zapewnia ergonomię na stanowisku pracy, umożliwia utrzymanie porządku i odpowiada charakterowi prowadzonej działalności. Sprzątamy biura, firmy i magazyny od ponad 30 lat, więc doskonale wiemy, jak rozplanowanie i dobór wyposażenia przekładają się później na codzienne funkcjonowanie przestrzeni. Poniżej przechodzimy przez każdą kategorię z osobna.
Na wyposażeniu biura znajdują się cztery główne grupy przedmiotów:
Do tego dochodzą oświetlenie, elementy poprawiające komfort w pomieszczeniu biurowym oraz sprzęt związany z bezpieczeństwem i czystością. Meble stanowią element stały, natomiast sprzęt elektroniczny, artykuły biurowe i akcesoria organizacyjne to część ruchoma, którą uzupełnia się na bieżąco. Zakres wyposażenia zależy od liczby stanowisk i rodzaju pracy – inaczej urządza się gabinet jednoosobowy, inaczej open space na kilkanaście osób.
Obowiązkowym wyposażeniem każdego stanowiska pracy są ergonomiczne biurko i fotel biurowy z regulacją wysokości siedziska. Biurko to centrum stanowiska – powinno mieć szerokość minimum 120 cm i głębokość 60-80 cm, żeby zmieściły się na nim monitor lub laptop, klawiatura, mysz oraz podstawowe artykuły biurowe. Modele z elektryczną regulacją wysokości pozwalają pracować na stojąco, co odciąża kręgosłup przy wielogodzinnej pracy siedzącej. Fotel biurowy musi mieć regulowaną wysokość siedziska w zakresie 40-50 cm, podłokietniki, oparcie lędźwiowe i mechanizm obrotowy. Odległość między dolną krawędzią biurka a siedzeniem powinna wynosić około 25 cm, a siedzisko – być wyprofilowane tak, by odciążać biodra. Uzupełnieniem stanowiska są kontener pod biurkiem, podnóżek oraz podstawka pod monitor, którą pracownik dopasuje do własnego wzrostu.
Może Cię zainteresować: Jak ustawić meble i biurka w biurze – przewodnik po ergonomii i organizacji przestrzeni
Sprzęt elektroniczny w biurze obejmuje laptop lub komputer stacjonarny, urządzenie wielofunkcyjne drukarka-skaner-ksero oraz niszczarkę dokumentów. Laptop daje mobilność i sprawdza się w pracy zdalnej, natomiast komputer stacjonarny z dużym monitorem ułatwia pracę z arkuszami czy grafiką. Dla płynnej, wielozadaniowej pracy komputer powinien mieć wydajny procesor i minimum 16 GB pamięci RAM. Urządzenie wielofunkcyjne łączy drukowanie, skanowanie i kopiowanie w jednej obudowie, przez co zajmuje mniej miejsca niż osobne sprzęty. Do drukarki potrzebny jest stały zapas papieru ksero A4 o gramaturze 80 g/m² – przy średnim obciążeniu liczy się około 5 ryz na urządzenie miesięcznie. Niszczarka umożliwia bezpieczne usuwanie dokumentów z danymi osobowymi, a telefon firmowy lub smartfon zapewnia kontakt z klientami. Całość spina silne połączenie internetowe.
Może Cię zainteresować: Jakie rolety i żaluzje do biura wybrać? Praktyczny przewodnik
Oświetlenie biurowe powinno mieć natężenie co najmniej 500 lx na poziomie blatu i łączyć lampę sufitową z lampką na każdym stanowisku. Przy pracy wykonywanej dorywczo natężenie można obniżyć do 300 lx. Światło musi być równomiernie rozprowadzone po całej powierzchni pracy, bez rażenia w oczy, ponieważ nierówne oświetlenie prowadzi do zmęczenia wzroku. W części roboczej sprawdza się neutralna, biała barwa światła, która pobudza do działania i zwiększa koncentrację. Ciepłą barwę, tworzącą senny nastrój, lepiej zostawić do strefy socjalnej. Lampkę biurkową ustawia się po przeciwnej stronie niż ręka, którą piszemy – dzięki temu dłoń nie rzuca cienia na dokumenty.
Może Cię zainteresować: Jakie oświetlenie do biura – natężenie i barwa światła
Porządek w biurze zapewniają szafy zamykane na klucz, regały na segregatory oraz pudła archiwizacyjne na umowy i faktury. Szafy metalowe z zamkiem zabezpieczają dokumenty poufne, dane osobowe i dokumenty finansowe, a przy tym chronią zawartość na wypadek pożaru. Regały otwarte dają szybki dostęp do segregatorów i katalogów, po które sięga się regularnie. Segregatory z przegródkami warto opisać według kategorii, dat lub projektów – opisany segregator na regale skraca czas szukania akt do minimum. Umowy i faktury archiwizuje się w pudłach z możliwością opisania z boku, wykonanych z wytrzymałego materiału. W biurach typu open space każdy pracownik dostaje własny kontener pod biurkiem lub locker, w którym zamyka rzeczy osobiste. Teczki i skoroszyty domykają system, chroniąc pojedyncze dokumenty przed osobami postronnymi.
Może Cię zainteresować: Co powiesić na ścianie w biurze? Pomysły na dekoracje, które nie zbierają kurzu
Do artykułów biurowych zalicza się długopisy, ołówki, zakreślacze, notatniki, karteczki samoprzylepne oraz kalendarze do planowania terminów. Każde stanowisko potrzebuje własnego zestawu tych drobiazgów, bo ich brak w ważnym momencie potrafi zablokować pracę. Zakreślacz w kilku kolorach ułatwia oznaczanie priorytetów w dokumentach, ołówek przydaje się przy notowaniu na brudno, a karteczki samoprzylepne sprawdzają się jako szybkie przypomnienia przyklejane do monitora. Kalendarz – książkowy, ścienny lub biurkowy – daje widok całego miesiąca na jednym arkuszu, co porządkuje spotkania i terminy. Do stałego zaopatrzenia biura należą też:
Może Cię zainteresować: Jakie kolory ścian do biura wybrać, żeby wspierały pracę zespołu?
Poza meblami i sprzętem biuro potrzebuje roślin, strefy relaksu, systemów akustycznych oraz aneksu socjalnego z ekspresem do kawy. Rośliny biurowe oczyszczają powietrze i poprawiają samopoczucie pracowników, a przy tym ocieplają wystrój wnętrza. Strefę relaksu urządza się sofami, pufami i stolikiem kawowym, gdzie zespół odpoczywa w przerwie lub prowadzi mniej formalne rozmowy z klientami. W open space koncentrację obniża hałas rozmów i szum urządzeń, dlatego montuje się panele akustyczne na ścianach, ekrany biurkowe i wolnostojące ścianki pochłaniające dźwięk – dobrze dobrane redukują hałas o 30-50%. Komfort podnoszą również wentylatory, klimatyzatory i oczyszczacze powietrza, a tablice magnetyczne i korkowe pomagają zespołowi planować harmonogramy.
Może Cię zainteresować: Jak urządzić biuro – aranżacja i wyposażenie przestrzeni biurowej
Do wyposażenia biura należą też kosze na śmieci, środki czystości oraz sprzęt do sprzątania stanowisk i przestrzeni wspólnych. Przy każdym stanowisku stawia się kosz, a w częściach wspólnych – kosze do segregacji odpadów. Środki czystości dobiera się do rodzaju powierzchni – inne do biurek i monitorów, inne do podłóg, jeszcze inne do sanitariatów. Podstawowy zestaw obejmuje ściereczki z mikrofibry, mop, odkurzacz oraz dozowniki mydła, ręczniki papierowe i papier toaletowy do toalet. Z naszej praktyki w obsługiwanych obiektach wynika, że czystość powierzchni roboczych i sanitariatów utrzymuje się najlepiej wtedy, gdy sprzątanie biura działa według stałego harmonogramu, a nie doraźnie. Regularność jest ważniejsza niż intensywność pojedynczego sprzątania.
Może Cię zainteresować: Jaka podłoga do biura sprawdzi się najlepiej?
Obowiązkowym wyposażeniem BHP biura są apteczka pierwszej pomocy, gaśnica oraz oznaczenia dróg ewakuacyjnych. Apteczka musi być dostępna dla wszystkich pracowników i umieszczona w widocznym, oznakowanym miejscu. Gaśnica zapewnia podstawową ochronę przeciwpożarową, a jej typ oraz liczbę dobiera się do wielkości pomieszczenia i rodzaju wyposażenia. Drogi i wyjścia ewakuacyjne oznacza się czytelnymi piktogramami, które prowadzą do wyjścia nawet przy słabej widoczności. Uzupełnieniem są instrukcja BHP oraz instrukcja przeciwpożarowa, dostępne dla całego zespołu. Zakres tego wyposażenia zależy od liczby pracowników i powierzchni biura.
Może Cię zainteresować: Jaka powinna być temperatura w biurze? Normy BHP i praktyczne rozwiązania
Kupując wyposażenie biura od zera, zacznij od stanowiska pracy – biurka, fotela i oświetlenia – a dopiero potem dobieraj sprzęt, przechowywanie i dodatki. Taka kolejność sprawia, że najpierw zabezpieczasz zdrowie i efektywność pracowników, a resztę dopasowujesz do już rozplanowanych stanowisk. Zanim zamówisz meble, zmierz dostępną powierzchnię i policz stanowiska – na jednego pracownika przyjmuje się minimum 8-10 m², więc open space dla 20 osób wymaga 160-200 m².
Może Cię zainteresować: Jaki fotel i krzesło do biura wybrać – ergonomia stanowiska pracy
Sprzątając biura od ponad trzech dekad, zauważyliśmy, że sposób rozstawienia biurek i regałów decyduje później o tym, jak łatwo utrzymać w przestrzeni porządek i czystość. Ciasne, źle zaplanowane stanowiska sprzątają się wolniej i gorzej.
Na wyposażeniu biura znajdują się meble biurowe, sprzęt elektroniczny, artykuły biurowe oraz systemy przechowywania. Do tego dochodzą oświetlenie, wyposażenie BHP, sprzęt do utrzymania czystości i elementy strefy socjalnej.
Obowiązkowe na każdym stanowisku są ergonomiczne biurko i fotel biurowy z regulacją wysokości siedziska. Bez nich wielogodzinna praca prowadzi do przeciążenia kręgosłupa.
W pierwszej kolejności kupuje się wyposażenie stanowiska pracy: biurko, fotel i oświetlenie. Dopiero potem dobiera się sprzęt elektroniczny, meble do przechowywania i artykuły biurowe.
Na jednego pracownika przyjmuje się minimum 8-10 m² powierzchni biurowej. Dla open space na 20 osób oznacza to 160-200 m², co pozwala rozplanować biurka, regały i ciągi komunikacyjne.
Oświetlenie biurowe powinno mieć natężenie co najmniej 500 lx na poziomie blatu. Najlepiej łączyć lampę sufitową o neutralnej, białej barwie z regulowaną lampką na każdym stanowisku.
Do utrzymania czystości potrzebne są kosze na śmieci, środki czystości dobrane do rodzaju powierzchni oraz sprzęt taki jak odkurzacz, mop i ściereczki z mikrofibry. W sanitariatach niezbędne są dozowniki mydła, ręczniki papierowe i papier toaletowy.
